IOTA Group recrute 01 Secrétaire / Contrôle Documentaire

SECRETAIRE / CONTROLE DOCUMENTAIRE
Dates prévisionnelles du contrat : Octobre 2019 à Mai 2021
RESPONSABILITE GENERALE
Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est chargé(e) des tâches
administratives et de secrétariat pour les membres de l’équipe de supervision mobilisés sur
site ainsi que de la gestion des documents du projet.
Créatif/créative, il/elle fait preuve d’initiative dans ses fonctions de soutien administratif
dans des domaines variés tels que l’organisation de réunions, le brouillon et le formatage de
courrier, les rapports et procès-verbaux de réunions, la saisie de données, la réception
téléphonique, la prise de rendez-vous, etc.
Il/elle effectue toutes les tâches administratives et de secrétariat de manière réactive, avec
efficacité et dans le respect rigoureux de la confidentialité. Il/elle organise son travail avec
autonomie conformément aux instructions fournies.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est responsable des tâches suivantes
(liste non exhaustive) :
• Accueille les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et les transfère
• Rédige le brouillon de documents variés (lettres, divers mémorandums, rapports, procès-
verbaux de réunions, etc.) et les formate
• Assure la liaison avec d’autres services et recueille des informations auprès d’eux
• Prépare des présentations de service conformément aux normes de la société (par ex. des
présentations Powerpoint)
• Signale et gère-les défaillances/pannes etc., dans le service concerné
• Organise les réunions et les rendez-vous
• Met à jour les données informatisées
• Classe et archive les documents
• Effectue des reproductions de documents (copies) et les distribue par des moyens variés
• Gérer les documents de projet avec l'ensemble des outils dédiés utilisés sur projet
• Mettre à jour les matrices de diffusion dans les outils
• Établir le plan de classement
• Supporter le personnel dans l'utilisation des outils
• Gérer les TQC (diffusion et enregistrement)
• Photocopier et enregistrer la documentation TQC
• Effectue toute autre activité (ponctuelle) selon les besoins
Dossier de Candidature :
Un Curriculum Vitae détaillé du candidat ;
Une lettre de motivation datée et signée du candidat;
Une copie de la pièce d’identification
Les copies des diplômes ;
Réception des candidatures sur [email protected]