| Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.
L’ONG Help, cherche à recruter en externe :
UN(E) ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF(VE) & FINANCIER(E)
Lieu d’affectation : DIFFA, NIGER
NB : Type du contrat : CDD avec une disponibilité rapide
Le titulaire du poste est sous l’autorité :
- Hiérarchique de : Directeur Administratif et Financier
- Superviseur Fonctionnel : Chef sous bureau Diffa
A des liens de travail avec : Tous les personnels et départements de Help
Durée du contrat : 1 an
Objectif du poste :
Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, l’Assistant Administratif et Financier est responsable de la gestion Administrative, Comptable, Financière et Logistique des activités du Bureau Help Diffa.
L. Descriptions de tâches :
1. Appui Gestion Budgétaire
- Appui dans l’élaboration du budget
- Assure la rédaction de rapport financier et de contrôle budgétaire pour le compte du Bureau Diffa
2. Administration
- Garantir l’archivage des contrats des baux, documents administratifs (courrier départ et arrivée, dossiers d’ouverture et de clôture des comptes, les courriers de banque, les polices d’abonnement d’eau, électricité, etc.) et bailleurs ;
- S’assurer du suivi électronique des différents contrats (véhicules, baux, assurances, etc.) ;
- Garantir la bonne application des procédures (contrôle, suivi) par les différents services (logistique, programmes)
3. Comptabilité/Gestion de trésorerie
- Assurer la tenue physique et de la sécurité de la petite caisse ;
- Tenir à jour et assurer la sécurité physique de brouillard de caisse : Coffre, avances et inventaires
- Réaliser des inventaires de caisse au moins une fois par semaine
- Réaliser un rapprochement bancaire à la fin de chaque mois
- Assurer la clôture mensuelle des projets et l’envoi des pièces à Niamey
- Tenir à jour les journaux de banques et caisse de la coordination sur le logiciel WINPACCS Accounting ;
- Veiller à l’approvisionnement des caisses et de compte bancaire de la mission de Help Diffa sur la base de l’estimation des besoins en cours ;
- Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) ;
- Mettre à jour régulièrement le tableau « suivi fonctionnement de la coordination » après chaque paiement
- Préparer et exécuter les paiements par chèque, virements bancaires, espèces en respectant strictement le budget planifié/le tableau d’affectation, en s’assurer du respect des procédures en vigueur chez Help et ses bailleurs ;
- S’assurer de la disponibilité financière avant d’émettre un chèque, un ordre de paiement ou un ordre de virement
- S’assurer que chaque écriture consignée possède un justificatif approprié et conforme aux normes comptable et procédures en vigueur chez Help et ses bailleur (s) ;
- S’assurer que tous les supports comptables (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, contrat, factures/reçus…) sont conformes avant de procéder à un décaissement
- S’assurer que pour chaque mission il y a un TdR et un rapport de mission
- Participer à la préparation des audits ;
- S’assurer de la mise à jour de la comptabilité
- Assurer l’envoie des pièces comptables à Niamey selon les règles en place (envoi chaque quinzaine).
4. Clôtures comptables mensuelles/Archivages
- Documenter les relevés bancaires, inventaires de caisse et leurs rapprochements, les rapports d’état WINPACCS….
- Etiqueter tous les chronos selon les procédures de Help
- A la fin de chaque mois, les rapports de clôtures doivent faire partie intégrante des chronos comptables
5. Autres
- Exécuter toutes autres tâches confiées par le Supérieur hiérarchique
- Sauvegarder régulièrement les données sur un disque externe
Help est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’assistance, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.
Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités.
Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Help.
Qualifications nécessaires/capacités/expériences exigées :
- Niveau Bac + 3, diplôme dans l’administration, gestion, audit, comptablité ou dommaine connexe;
- Expérience minimum de 3 ans comme aide comptable ou comptable, agent administratif, assistant administratif et financier au sein d’une organisation internationale;
- Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse;
- Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, etc.);
- Bonne capacité de communication et de rédaction ;
- Avoir la capacité de prendre les bonnes décisions d’une façon indépendante ;
- Être rigoureux, honnête et être capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
- Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
- Être libre de tout engagement professionnel ;
- Connaisance et maitrise de Winpaccs constitue un atout;
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