Assistant Administratif et Financier
L’adjoint principal aux affaires administratives veillera à l’intégrité des processus dans toute une gamme de services administratifs liés aux finances, aux voyages, à la gestion des conférences, à l’administration et aux communications. L’objectif de ce poste est de fournir des services administratifs assurant une qualité et une précision élevées du travail. Il / elle met en œuvre les règles, les directives, les droits et fournit des solutions aux problèmes liés au travail quotidien. Promeut une approche orientée client conforme aux règles et réglementations de GGGI. Ce poste relève du responsable des opérations du bureau de GGGI au Sénégal.

INTRODUCTION
Le Sénégal est membre de GGGI depuis novembre 2014. Le principal objectif stratégique du Sénégal pour les 5 à 10 prochaines années est la mise en œuvre réussie de politiques visant à maintenir une forte croissance macroéconomique et à catalyser les changements structurels visant la réduction de la pauvreté et l’inclusion sociale. Conscient de la nécessité de changer, le gouvernement du Sénégal a adopté une stratégie de développement très ambitieuse appelée «Plan Sénégal émergent» (PSE), la feuille de route de la croissance économique qui ambitionne de faire du Sénégal un pays émergent d’ici 2035. ses CDN, est de plus en plus conscient du fait que les approches de croissance verte sont essentielles pour s’intégrer dans ses stratégies de croissance économique. GGGI prévoit de soutenir cette initiative. Bilan des livrables prévus pour 2016, les interventions au cours de la période de programmation 2017-2018 soutiendront les efforts dans plusieurs domaines stratégiques, notamment le développement des villes vertes. S’appuyant sur les enseignements tirés par GGGI dans d’autres pays et sur les priorités de développement actuelles du Gouvernement soudanais, ainsi que sur certaines des initiatives de villes vertes en cours des principaux partenaires de développement du pays, GGGI accompagnera le gouvernement du Sénégal dans la mise en œuvre de la ville verte secondaire. Projet, à partir de trois villes pilotes en 2019.
Relevant de l’associé principal / du coordonnateur de projet, le comptable et l’assistant principal joueront un rôle important en veillant à ce que toutes les fonctions comptables et administratives liées à la mise en œuvre des projets de la société GGGI soient conformes aux politiques, procédures, directives, règles et règlements de la société. l’organisation.

OBJECTIF
Le rôle de l’adjoint principal à l’administration est de garantir l’intégrité des processus dans les problèmes administratifs, en respectant pleinement les politiques, normes et exigences établies par le GGGI en matière de donateurs, ainsi que d’autres fonctions opérationnelles et d’administration de bureau. L’adjoint principal à l’administration soutient les opérations administratives de GGGI et trouve des solutions pour garantir l’efficacité des processus mis en place dans les bureaux et les espaces de travail de GGGI au Sénégal dans les différents ministères.

ENGAGEMENT

• Fournir un soutien administratif garantissant une qualité et une précision élevées du travail pour les activités de mise en œuvre du programme: impliquer une liaison étendue avec diverses unités organisationnelles pour initier les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et faire le suivi des actions administratives et financières;
• Construire et entretenir des relations avec les fournisseurs de services ou de biens.

LIVRAISON

• Finances: Aider à la planification, au suivi des dépenses et à l’audit des ressources financières, conformément aux règles et règlements de GGGI (par exemple, autorisation de paiements, soumission de réclamations, demande / achat d’équipements et de services <10 000 USD, traitement des paiements de consultants individuels). Participer à l’organisation et à la supervision de la comptabilité en temps opportun et du rapprochement de toutes les transactions et de tous les actifs. Traiter les demandes de remboursement des frais de voyage (TC), les autres droits aux frais de déplacement tels que les dépenses personnelles journalières (DPE) et les frais de terminal pour le personnel, les consultants, les participants aux réunions et les autres voyageurs officiels. Frais de terminal pour le personnel, les consultants, les participants à la réunion et autres.
• Voyage: aider à la préparation des plans de voyage trimestriels. Fournir des informations et des conseils au bureau, au personnel et aux consultants sur les services de voyage selon les itinéraires les plus directs, les plus efficaces, les plus rentables (y compris les itinéraires les plus complexes) et les tarifs de billets d’avion, comme le permettent les règles et les règlements, en vue de promouvoir une clientèle approche cohérente avec les règles et règlements de GGGI. Assurez-vous que les demandes de remboursement de frais de voyage sont entièrement documentées. Traiter les demandes de visas et assurer la liaison avec l’agent de voyages et / ou la mission nationale afin de garantir le traitement rapide des visas. Maintenez le traqueur de visas à jour et prenez des mesures en cas de prolongation / renouvellement de visa si nécessaire. Maintenir un répertoire de voyage à jour de tous les voyages entrepris.
• Gestion de conférences: aide à l’organisation de conférences, réunions, séminaires et ateliers en demandant, rassemblant et enregistrant toutes les informations, en traitant les demandes de remboursement et les rapports au nom des participants à la réunion; contribuer à la gestion de l’événement / de la réunion, y compris logistique, sécurité, protocole, hospitalité.
• Administration: Participer à l’organisation de réunions, conférences et visites. Traiter le courrier entrant et sortant et la documentation; tenue du registre correspondant et distribution selon les cas. Fournir des conseils sur les droits aux services d’assistance et les réglementations en conformité avec GGGI. Assumer la responsabilité des activités administratives quotidiennes ainsi que des espaces de travail. Effectuez les autres tâches de soutien administratif nécessaires au responsable des opérations et au représentant de pays.
• Communications: Servir de point focal pour la gestion de l’information en collectant et fournissant un accès facile à l’information, des articles et du matériel de recherche pouvant présenter un intérêt pour le programme de GGGI Sénégal, ainsi qu’en agissant en tant que gestionnaire de communauté.

QUALIFICATIONS

• Au moins un baccalauréat en administration des affaires, finance, comptabilité ou dans un autre domaine pertinent. La maîtrise est un atout supplémentaire.
• Au moins cinq (5) années d’expérience progressive dans le secteur des services de bureau, y compris les achats, les finances et dans un domaine connexe (pour les diplômés du secondaire) ou quatre (4) ans (pour les titulaires d’un baccalauréat). Expérience avec le système des Nations Unies ou une autre organisation internationale est un atout.
• Bon niveau de maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), ainsi que de la planification des ressources d’entreprise (ERP) ou de logiciels similaires.
• Exceptionnellement organisé avec d’excellentes compétences en matière de hiérarchisation.
• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits. La maîtrise de la langue locale est préférable.
• Aptitude à préparer des rapports écrits et de la correspondance commerciale, en français et en anglais.
• Grand souci du détail et de la précision, en particulier des chiffres.
• Compétences interpersonnelles solides et matures et aptitude démontrée à travailler avec des équipes multiculturelles.
• Capacité à bien travailler sous pression et à avoir une approche flexible des tâches à accomplir.
• Expérience à coordonner des fonctions et des événements réussis (ateliers, réunions, etc.) qui se déroulent sans heurts et qui sont bien animés.
• Familiarité avec la croissance verte et le contexte sénégalais avec des expériences solides en matière de relations avec les homologues gouvernementaux
• Excellentes compétences en communication, présentation et écriture.

FONCTIONNEL
• Bonne capacité de communication interpersonnelle et en étroite collaboration avec les autres.
• Capable d’effectuer des tâches administratives en tandem et dans des contraintes de temps.
• Esprit d’équipe et capacité à prendre des initiatives, faisant preuve de créativité, d’innovation et de dynamisme entrepreneurial.
• Très organisé et capable de gérer efficacement plusieurs tâches et d’établir des priorités.
• A l’aise à travailler en équipe et de manière indépendante
• Bon sens de l’organisation
• Capacité à travailler sous pression et dans une équipe multidisciplinaire

CORPORATE
GGGI recherche une personne compétente, efficace et qui obtient des résultats. Une personne qui offre une qualité constante avec une capacité à diagnostiquer les défis d’une organisation et d’une équipe et à trouver des solutions rapides, un agent de changement qui comprend la dynamique et les tensions dans ce type de paysage de développement international diversifié.