Expertise France recrute 01 Assistant de projets – voyages et évènementiel (H/F)

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

gouvernance démocratique, économique et financière ;
stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Dans ces domaines, Expertise France (EF) assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 250 millions d’euros en 2019, plus de 500 projets en portefeuille dans près de 100 pays, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France recherche pour son siège basé à Paris :

Assistant de projets – voyages et évènementiel (H/F)

Sous la supervision du Directeur du département, de son adjoint.e et du Responsable du pôle en charge du portefeuille concerné, l’assistant.e de projets appuie la gestion administrative et financière du/des projet(s) sur lequel/lesquels il/elle sera mobilisé.e. Le/la Assistant.e de projets fait partie d’une équipe de chargé.e.s de projets / assistant.e.s de projets travaillant dans l’unité de gestion Sécurité Maritime, au sein du Pôle Menaces Globales et Crime Organisée.

Les principales missions confiées à l’Assistant.e de projets sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives:

Gestion logistique : – Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages – Réservation des billets d’avion/train et location de voitures – Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts – Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements – Avance et solde de per diem – Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation, – Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international – Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements – Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement – Gestion administrative, Préparation et envoi des lettres de société, lettres d’invitations, ordre de mission – Mise en signature des documents – Passation de marchés hors prestations liées aux activités – Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées – Gestion des tâches administratives de secrétariat – Saisie et mise en forme des documents de travail – Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents…) – Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants

Gestion budgétaire : – Aide à la suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)

Expériences / Formation

– Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme – Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) – Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…) – Etre méthodique & organisé.e – Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail – Réactivité face à aux urgences Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) – Disponibilité et sens du service Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) – Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral