Expertise France recrute 01 Assistant administratif et comptable

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris :

UN-E ASSISTANT-E

ADMINISTRATIF ET COMPTABLE

SITUATION / POSITION : Direction des Opérations – Département Gouvernance Démocratique et Droits Humains (GDDH)

Intégré-e au département GDDH, sous la supervision de responsables de pôle (RP) qui définissent, orientent et encadrent ses tâches au sein de l’équipe du département, l’assistant-e administratif et comptable intervient en appui aux chargé-e-s de projets sur la gestion comptable, budgétaire, administrative et logistique de plusieurs projets gérés par les deux pôles du département : « migrations » et « genre, droits & modernisation de l’Etat ».

L’assistant-e suivra plus particulièrement les volets comptables/budgétaires/administratifs des projets.

En fonction des besoins, il-elle pourra être mobilisé-e afin de fournir un appui au développement des projets du portefeuille de l’ensemble du département.

MISSIONS :

Ses principales missions seront les suivantes :

Gestion budgétaire et comptable :

• Assure le suivi financier des projets, à élaborer les documents de suivi financier
• Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
• Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le Siège et/ou depuis le compte bancaire local
• Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures
• Met à jour les tableaux de bord existants
• Effectue les rapprochements comptables
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
• Assure le suivi des audits (internes et externes)
• Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France

Gestion administrative :

• Gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
• Élaboration de contrats d’expertise et de contrats de prestation de services
• Mise à jour des tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
• Rédaction et publication des offres d’emploi et d’appels à experts
• Indexation, classement et archivage de documents
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
• Mise en forme de documents.

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
• Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité
• Gestion d’un portefeuille de prestataires.

Réponses aux appels d’offres :

• Appui à la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)

• Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire, orienté gestion comptable et administrative
• Formation supérieure BAC +2/3, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables
• Etre méthodique, organisé et réactif
• Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
• Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
• Capacité à travailler avec une équipe à distance
• Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais. La maîtrise d’une autre langue étrangère serait un atout.

Date de prise de fonctions : Dès que possible

Rémunération : 2400-2600€ bruts selon profil