EF recrute un (01) profil au poste d’assistant projet

La supervision fonctionnelle est assurée par le Project Officer IYBA-SEED à Bruxelles, qui est chargé de le former et de l’accompagner dans sa mission.

Il travaillera au quotidien avec et est au service de l’UGP (équipe de coordination et équipe d’experts techniques) ainsi que des équipes terrain d’EF (principalement Lead Adjoint Bénin, Lead Adjoint Sénégal et Country Lead Togo).

Le poste requiert un degré élevé d’autonomie et des compétences interpersonnelles appropriées pour travailler dans un environnement européen, international et multiculturel, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais et du français.

Les principales tâches sont listées ci-dessous (liste non exhaustive) :

Logistique et soutien

Organisation et gestion directe des voyages en collaboration avec un prestataire de voyage (maîtrise des itinéraires reçus et optimisation des coûts)

Réservation des billets d’avion/de train et des transports locaux

Réservation directe de salles de réunion, d’hôtels et de transferts aéroport-hôtel dans un contexte international

Gestion administrative des visas et de toutes les formalités administratives préalables au voyage

Assure ou soutient l’organisation d’événements spécifiques (missions, séminaires et réunions)

Relations avec les prestataires : traitement, négociation des devis, gestion des abonnements, contrôle de la facturation

Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise des frais de déplacement

Assurer la logistique et le bon fonctionnement au quotidien du bureau PMU : fournitures, consommables

Soutien administratif

Prise de rendez-vous et accueil physique

Gestion du courrier

Signature de documents

Indexation, classement et archivage des documents liés aux missions

Gestion des tâches administratives et mise en forme des documents de travail

Mise à jour des tableaux de bord/suivi existants

Aide financière

Assistance au suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relances, inscription administrative)

Récupération des pièces justificatives comptables et préparation du paiement

Accompagnement lors des audits

Description du projet ou contexte

Expertise France est l’agence publique française de coopération internationale. Elle conçoit et met en œuvre des projets qui visent à contribuer au développement durable des pays partenaires, en cohérence avec les Objectifs de Développement Durable (ODD) de l’Agenda 2030 et les priorités de l’action extérieure de la France.

IYBA-SEED est cofinancé par l’Union Européenne (DG INTPA), le Ministère Fédéral Allemand de la Coopération Economique et du Développement (BMZ), Team France et SlovakAid, pour une durée de 4 ans (2023-2026). Il est mis en œuvre par un consortium d’agences de développement européennes de premier plan, dont Enabel (Belgique), Expertise France (France), GIZ (Allemagne), SAIDC (Slovaquie) et SNV (Pays-Bas). Le consortium est piloté par Expertise France.

IYBA-SEED fait partie du troisième Building Block de l’Initiative Team Europe TEI IYBA « Investir dans les jeunes entreprises en Afrique », qui se compose de trois Building Blocks : 1) Augmenter le soutien financier et technique aux entrepreneurs en phase de pré-amorçage et micro et petites entreprises, 2) Accroître le financement des PME et des entrepreneurs en phase d’amorçage et de démarrage, et 3) Soutenir l’écosystème, avec un accent particulier sur les femmes et les jeunes.

IYBA-SEED adopte une approche de « renforcement de l’écosystème » : elle cible l’écosystème de l’entrepreneuriat et ses acteurs, afin d’atteindre les jeunes entreprises (c’est-à-dire les bénéficiaires de SEED) qui sont définies comme :

Entreprises et entrepreneurs (très) en phase de démarrage (pré-amorçage et amorçage)

Animé par de jeunes entrepreneurs (18-35 ans) et/ou des femmes entrepreneurs (de tous âges)

Le projet vise à « contribuer à la création d’emplois décents et à des économies résilientes en renforçant les écosystèmes d’entrepreneuriat dans un certain nombre de pays subsahariens afin qu’ils puissent accroître l’accès aux services de développement des entreprises (financiers et non financiers) pour les bénéficiaires de SEED » dans 5 pays. en Afrique sub-saharienne (Bénin, Kenya, Sénégal, Afrique du Sud et Togo).

IYBA-SEED travaille sur quatre composantes clés / objectifs spécifiques

Développement des capacités et réseaux : renforcer et connecter les acteurs de l’écosystème de l’entrepreneuriat (AEE) et leurs réseaux (tant au niveau national qu’international) pour améliorer l’accès aux services de développement des entreprises (à la fois financiers et non financiers) pour les bénéficiaires de SEED

Environnement des affaires : contribuer à un environnement des affaires (politiques et réglementations) propice à la création et à la croissance des bénéficiaires SEED

Culture entrepreneuriale : promouvoir une culture entrepreneuriale inclusive qui encourage les jeunes et les femmes entrepreneurs existants et futurs à créer et développer des bénéficiaires SEED

Connaissances : favoriser l’accès des acteurs de l’écosystème de l’entrepreneuriat, des bénéficiaires de SEED et d’autres parties prenantes aux leçons apprises et aux meilleures pratiques pour le renforcement de l’écosystème de l’entrepreneuriat

Expériences / Formation

Qualifications et expérience

Formation supérieure (par exemple Diplôme) en comptabilité et/ou gestion administrative et financière

Au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire

La maîtrise de l’anglais et du français est requise, la connaissance d’autres langues (c’est-à-dire le néerlandais, le flamand, l’allemand et/ou le slovaque) est souhaitable

Connaissances, aptitudes ou compétences spécifiques

Bonne compréhension des outils et technologies utilisés dans la gestion des voyages (plateforme, etc.)

Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail

Réactivité aux urgences

Bonne gestion des priorités (traiter plusieurs demandes simultanées)

Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles (nombreux contacts internes et externes)

Compétences non techniques

Discrétion, confidentialité

Disponibilité et sens du service

Rigueur (méthodique et organisée)

Capacité de travailler en équipe

Salaire