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Cote d’ivoire • Recrutement La BAD recrute 01 Chargé Principal de la Gestion des Documents et Archives

Publié par La redaction

La Banque africaine de développement recrute un(e) Chargé(e) Principal(e) de la Gestion des Documents et Archives

  • Titre du poste: Chargé(e) Principal(e) de la Gestion des Documents et Archives
  • Grade: PL4
  • Poste N°: 50001400
  • Référence: ADB/18/022
  • Date de publication: 26/02/2018
  • Date de clôture: 09/03/2018
  • Pays: Côte d’Ivoire

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Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

Le département/la division qui recrute :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat Général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, « le Top 5 », et du Modèle de Développement et de Prestation de Services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé : (i) du Bureau du Secrétaire Général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires; (ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des Missions Diplomatiques; et (iv) et de la Division des conférences et réunions.

LE POSTE:

Au sien du Secrétariat Général, le rôle du/de la Chargé(e) Principal(e) de la gestion des documents et archives

consistent à :

–    Sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque et assurer la gestion de l’ensemble des archives y compris les documents de valeur historique et les documents vitaux du groupe de la Banque.

–    Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique de gestion de documents, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.

–    Etablir et maintenir dans une structure centralisée un système de classification englobant tous les types des documents de la Banque dans un lieu central accessible aux fonctionnaires de la Banque ainsi qu’aux autres utilisateurs ; et

–    Garantir la cohésion du traitement des archives dans toute l’Institution.

Fonctions et responsabilités

Le/La Chargé(e) Principal(e) de la gestion des documents et archives est responsable de la politique de gestion des documents, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives de l’Institution.

Il /elle sera en charge des activités principales suivantes:

  1. Traitement archivistique : enregistrement, classement, description archivistique, tri, destructions,  réalisation d’inventaire et de répertoire d’archives;
  • Élaborer, réviser et mettre en œuvre les politiques et procédures d’archivage selon les normes internationales de gestion des documents et archives, ISO-15489, ISAD (G).
  • Elaborer et mettre en œuvre les plans de classification et le calendrier des délais de conservation des documents de la Banque, en collaboration avec les autres unités de la Banque ;
  • Concevoir des outils de repérage tels que les compendiums des documents importants de la Banque (résolutions des conseils des gouverneurs et des conseils d’administration,  documents sur la reconstitution du Fonds africain de développement et sur l’augmentation générale du capital de la Banque).
  • Mettre en place un système de gestion électronique des documents de la Banque selon leur cycle de vie: documents actifs, rapports, archives historiques et documents vitaux ;
  • Analyser et indexer les ressources documentaires notamment les archives à conserver
  • Assurer l’assurance qualité des documents intégrés dans le système DARMS pour en faciliter l’accès
  • Développer de nouveaux systèmes de gestion des documents semi-actifs et inactifs par l’informatisation des différentes opérations exécutées au centre de pré archivage.
  • Analyser et évaluer les archives selon leurs valeurs administrative, légale, historique et même vitale pour l’institution
  • Coordonner les activités de classement, d’indexation, de numérisation et d’élimination des documents obsolètes dont la période de conservation est expirée
  • Déterminer les modalités de collecte en veillant à ce que tous les documents semi-actifs et inactifs soient transférés au Centre de pré archivage ou éliminés
  • Concevoir, développer et mettre à jour les instruments de gestion
  • Déterminer les critères de tri et d’élimination des documents inutiles
  1. Gestion des relations avec les services producteurs d’archives : conseil, sensibilisation, formation, élaboration des procédures de versement, utilisation interne de l’information:
  • Conseiller les unités organisationnelles sur les méthodes de gestion de leurs archives;
  • Conseiller les utilisateurs sur la meilleure façon d’accéder, aux archives, par des sessions de formation et d’information sur les systèmes de gestion des archives de la Banque ;
  • Collaborer pour la fixation des délais de conservation de leurs documents.
  1. Gestion matérielle des documents et gestion administrative de la Section des archives
  • Organiser les flux, maîtriser des espaces de conservation, conservation préventive et palliative :
  • Coordonner et superviser les activités de la Section: a) évaluer les besoins en personnel, organiser la formation technique en cas de besoin ; b) estimer les besoins matériels de classement et d’archivage.
  1. Communication des informations et documents d’archives :

Fournir les services de référence et d’information sur les documents internes et les archives de la Banque à tous les utilisateurs internes : faire des recherches dans le système DARMS pour répondre aux requêtes des utilisateurs.

  1. Stockage des archives électroniques 

Mettre en place un programme d’archivage moderne, solide et sécurisé pour l’ensemble des archives de la banque : capture des documents d’archives à la source (postes de travail), archivage des e-mails, identification des supports de stockage fiables, adaptés et résistants au temps

Critères de sélection

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

  1. Etre titulaire au moins d’un master ou diplôme équivalent dans l’un des domaines ci-après : Archivistique, Science de l’information ou tous autres domaines connexes ; Avoir des connaissances approfondies, et une pratique, en matière de gestion des archives ; une qualification ou des connaissances en Droit serait un avantage supplémentaire ;
  2. Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente dans le domaine de la gestion des archives et du Système de gestion électronique des documents et des « Records » (EDRMS)
  3. Une expérience dans le secteur privé ou une institution telle que la Banque serait un avantage supplémentaire;
  4. Expérience de travail dans des contextes internationaux, multiculturels;
  5. Compétences dans la mise en place de procédures d’archivage, capacité à réviser et à mettre en œuvre la politique d’archivage de la Banque le cas échéant ;
  6. Connaissances approfondies en matière de gestion intégrée des documents en général, de gestion des archives institutionnelles : leur traitement, leur conservation, leur description et leur diffusion au niveau interne qu’au niveau externe.
  7. Capacité à animer une équipe, sens de l’écoute prononcé ;
  8. Capacité à développer des relations interpersonnelles efficaces et bonne capacité de négociation ;
  9. Aptitude à coopérer, avec autorité, avec les autres unités de la Banque ;
  10. Capacité à travailler en équipe, sens de l’organisation et habitude de travail minutieux
  11. Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue;
  12. Maîtrise  des  logiciels  couramment  utilisés  à  la  Banque (Word,  Excel,  Access,  PowerPoint); la connaissance de SAP est souhaitable.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES

Postuler en ligne

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Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.www.afdb.org

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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