1. Responsabilités et taches

Sous la responsabilité du chef de projet, l’Administrateur (trice) Comptable assurera de manière succincte les tâches et responsabilités suivantes :

• Assurer les prestations administratives et comptables du projet RCPG5 au Niger et au Mali;
• Exécuter de façon autonome les tâches administratives et financières du projet au Mali et au Niger, dans le respect des consignes, des instructions et des règles de la GIZ;
• Garantir le respect des prescriptions d’ordre financier et administratif propres au projet RCPG5 au Mali et au Niger;
• Assurer la coordination des tâches administratives et financières du projet RCPG5 avec les bureaux GIZ au Mali et au Niger;
• Appliquer la procédure de classement des documents du projet au Mali et au Niger dans le respect des règles de la GIZ ;
• Assurer les échanges d’information entre les collaborateurs/collaboratrices du projet et les institutions partenaires du Niger et du Mali ;
• Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et vers les Bureaux GIZ du Mali et ;
• Accompagner au besoin, l’expert national (EN) ou le Chargé de Projet (CP) ou d’autres membres de l’équipe lors des déplacements ou des réunions du projet, au Niger et au Mali ;
• Prendre des dispositions pratiques relatives à l’agenda du CP et des missions de supervision ;
• Organiser et coordonner le planning des activités du EN et au besoin, du CP;
• Assurer la gestion des communications (téléphone, email, fax, messages du projet) ;
• Organiser les courriers entrants et sortants en s’assurant du traitement prioritaire des informations les plus urgentes;
• Effectuer les saisies, les photocopies, les impressions, les scannes et les reliures des documents clés, en fonction des besoins ;
• Assister l’expert national et le CP lors de la préparation de la planification hebdomadaire, des activités du projet ;
• Assurer le respect de la règlementation et des procédures de la GIZ en vigueur en matière de gestion des stocks (inventaire) et de fourniture d’équipement et de matériel;
• Effectuer le contrôle qualité de toute marchandise réceptionnée pour le compte du projet et/ou du partenaire;
• Etablir toute demande de devis, de contrat et de bon de commande prévue avec le EN et le CP;
• Assister l’EN et le CP lors de la préparation des procédures d’Appel d’Offre;
• S’assurer du bon fonctionnement des équipements et matériels nécessaires à l’exécution du projet (informatique, communication, véhicule);
• Surveiller la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements conformément aux directives GIZ;
• Assurer la mise à jour régulière de l’inventaire des biens du projet;
• Assurer l’établissement des contrats de consultations avec des consultants et des bureaux d’études ainsi que des subventions locales au niveau du projet;
• Assurer et veiller au classement des documents du projet dans des dossiers papiers conformément aux règles de classement de la GIZ;
• Assister l’EN et le CP dans l’organisation administrative et logistique des activités de projet (réunions, achats, ateliers, etc.);

• Préparer et organiser les réunions, ateliers, séminaires, conférences et sessions de formation prévus dans le cadre du projet avec les différents partenaires et rédige des procès-verbaux de réunions;
• Assurer notamment l’exécution des tâches relatives à l’organisation de la réservation des billets d’avion, des chambres d’hôtel et des salles de conférence et des missions à l’intérieur du pays;
• Assister et conseille l’EN et le CP dans la planification et la gestion du budget du projet ;
• Assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse et celui de la banque, le traitement et la saisie des justificatifs;
• Assurer le règlement des factures des prestataires du projet conformément aux clauses contractuelles;
• Calculer les frais de déplacements du personnel du projet et des partenaires bénéficiant d’une prise en charge (hébergement, per diem, transport) de la GIZ;
• Emarger les retraits de fonds en espèces pour le projet ;
• Tenir un livre de caisse et un livre de banque et l’exportation au milieu et à la fin du mois avec le logiciel Cashbook Winpaccs;
• Gérer le compte du projet au niveau de la banque;
• Etablir les contrats de moins de 2500 Euros ;
• Préparer la planification hebdomadaire du projet ;
• Assurer le suivi du carnet de bord du véhicule du projet (consommation de carburant) ;
• Assister l’EN et le CP dans la supervision du chauffeur du projet (gestion de l’emploi du temps ; entretien du véhicule ; gestion des congés).

2. Profil

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire du niveau BAC+3 en Organisation, Administration ou Comptabilité ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste avec des tâches similaires;
• De préférence avoir une expérience d’au moins un an à la Coopération Internationale Allemande (GIZ);
• Avoir une connaissance approfondie de la comptabilité assistée par ordinateur ;
• Avoir une expérience dans la gestion administrative et financière d’un projet de la coopération sera un atout;
• Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Avoir une très bonne connaissance du français obligatoire, des connaissances en allemand ou en anglais souhaitées;
• Etre intègre et savoir traiter confidentiellement des données et informations;
• Avoir de bonnes capacités de gestion et d’organisation;
• Avoir de très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral ; excellentes qualités rédactionnelles (français) souhaité
• Avoir une expérience dans la gestion administrative et la coordination dans un environnement international
• Avoir une expérience de la gestion de projets ou de la gestion événementielle;
• Avoir de très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office).
• Avoir le sens de travail en équipe;
• Etre disponible immédiatement

NB: cette offre peut être consultée aussi sur le site web: www.cosef.ne