INTITULÉ DU POSTE Chargé Principal de la Passation des marchés – P5

INSTITUTION Commission de la CEDEAO

GRADE P5

SALAIRE ANNUEL UC 66.123,98 USD 104.330,42

STATUT PERMANENT

AGENCE

LIEU DE TRAVAIL ABUJA / NIGERIA

DEPARTEMENT Administration & Conférences

DIRECTION Administration Générale

DIVISION Passation des marchés

SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE Directeur de l’Administration Générale

SUBORDONNÉS •         Agent de la passation des marchés, Biens et articles matériels

•         Agent de la passation des marchés, Biens, services matériels et travaux

•         Agente de la passation des marchés, Services intellectuels

•         Agente de la passation des marchés, Budget, Facture et POM

•         Agent de la passation des marchés, Travaux

•         Analyste en passation de marchés ; Code, normes et procédures

•         Assistant en passation de marchés

Les candidatures devront être transmises à : [email protected]

APERÇU DES TÂCHES

Placé sous la supervision du Directeur de l’Administration générale, l’Agent principal de la passation des marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés et de la gestion des contrats au sein de la Commission de la CEDEAO et de ses agences et bureaux dans le cadre du budget de la CEDEAO ou des programmes et projets financés par les donateurs.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

•        Assurer la gestion des affaires de la Division de la passation des marchés ;

•        Élaborer et gérer la mise en œuvre des plans de passation des marchés ;

•        Fournir au quotidien à tous les départements, directions, agences et bureaux, un appui et des conseils techniques en ce qui concerne la gestion des marchés et des contrats, à tous les stades du cycle de la passation des marchés, conformément au Code et au Manuel de passation des marchés de la CEDEAO ;

•        Veiller à l’application des dispositions pertinentes du Code des subventions et de son manuel dans le cadre de la gestion des subventions dans toutes les institutions de la CEDEAO ;

•        Veiller au respect des directives pertinentes des donateurs dans le cadre de la passation des marchés de travaux de construction, d’acquisition de biens et de services liés aux projets ;

•        Coordonner la préparation des plans de passation de marchés et de suivi des activités de passation des marchés de la Commission de la CEDEAO ;

•        Superviser la mise en œuvre des plans de passation des marchés et de suivi des activités de passation des marchés de la Commission de la CEDEAO et tenir à jour un ensemble complet et systématique de registres des transactions commerciales quotidiennes ;

•        Coordonner l’évaluation de l’efficacité du processus de passation des marchés et proposer des modifications à la politique sur les marchés publics ;

•        Coordonner la préparation des documents normalisés de passation des marchés (directives, manuels, documents standards d’appel d’offres, contrats standards) ;

•        Conseiller le Départements sur l’élaboration des spécifications techniques et des Termes de référence ;

•        Coordonner, si besoin, l’élaboration de documents spécifiques de passation des marchés, notamment les dossiers d’appel d’offres, les appels à proposition (AAP) ;

•        Développer une politique de formation du personnel de la Commission/des agences et bureaux de la CEDEAO en matière d’achats pour le compte des institutions ;

•        Concevoir et préparer le matériel nécessaire à la formation du personnel en achats pour le compte des institutions ;

•        Coordonner tous les processus d’évaluation conformément aux critères établis dans le dossier d’appel d’offres pour l’attribution du contrat ;

•        Formuler des stratégies et concevoir (si nécessaire) des solutions novatrices pour résoudre les problèmes / conflits dans le cadre de projets complexes de passation des marchés ;

•        Coordonner la préparation des rapports annuels et trimestriels sur la passation des marchés ;

•        Coordonner la préparation du programme de travail de la Division, les estimations budgétaires pour l’acquisition de travaux, de biens et services pour la Commission/agences/bureaux de la CEDEAO ;

•        Rendre compte de l’utilisation du budget et soumettre un rapport sur l’état d’avancement des activités ;

•        Diffuser les informations relatives aux achats dans les milieux d’affaires locaux et internationaux ;

•        Développer et gérer une base de données des fournisseurs / prestataires de services / entrepreneurs de la Commission de la CEDEAO ;

•        Surveiller la mise en œuvre des activités par les cabinets-conseils, les entrepreneurs ou les prestataires de services ;

•        Assurer le suivi des commandes et déterminer les causes de tout retard ;

•        Coordonner tous les mois la préparation des rapports d’étape, y compris la comparaison entre les progrès prévus selon les modalités des contrats et les progrès réels documentés par l’identification des retards dans les factures et formuler des recommandations en vue de mesures correctives ;

•        Surveiller l’état d’avancement de la mise en œuvre des contrats afin de s’assurer qu’ils respectent les normes, les procédures et le calendrier prévu de passation des marchés;

•        Surveiller les questions commerciales, rédiger la correspondance et les avis, et veiller à ce que les dossiers appropriés soient conservés pour étayer toutes demandes futures ;

•        Instituer une étroite collaboration avec les départements utilisateurs de la Commission de la CEDEAO dans la supervision de la mise en œuvre des contrats afin d’assurer le respect des accords contractuels, recommander des amendements et des prorogations de contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuelles ;

•        Surveiller la mise en œuvre des contrats en collaboration avec la Direction des finances, notamment pour ce qui est des modalités de paiement convenues.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

•        Être titulaire d’une Maîtrise ou d’un diplôme équivalent en passation des marchés, en Droit, en Économie, en Administration des affaires, en Gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe d’une université reconnue.

•        Justifier de dix (10) années d’expérience dans le domaine de la passation des marchés et/ou en gestion de la chaine d’approvisionnement, dont au moins 5 années à un poste de supervision ;

•        Avoir une expérience en gestion des activités de passation des marchés au sein d’une institution publique ;

•        Avoir une bonne maîtrise du système de planification des ressources d’entreprise ou d’autres systèmes de gestion liés à la passation des marchés ;

•        Avoir une expérience des procédures de passation des marchés d’Organisations de développement, notamment, la Banque mondiale, la Banque africaine de développement, l’Union européenne ;

•        La possession d’un certificat de formation pertinent en passation des marchés ou en gestion des de la chaîne d’approvisionnement constituerait un avantage supplémentaire ;

•        Une expérience internationale ou régionale en passation des marchés et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement, acquise au sein d’une organisation internationale ou régionale sera un avantage supplémentaire.

AGE LIMITE

Etre âgé de   moins de 50 ans. Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPÉTENCES AU SUJET DE LA CEDEAO

•        Avoir la capacité de diriger les programmes et les projets assignés en fournissant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’exécution du mandat de l’organisation ;

•        Diriger par l’exemple et organiser le travail d’équipe en vue d’encourager la coopération pour atteindre les résultats recherchés, promouvoir le changement et susciter l’engagement des employés ; élaborer et mettre en œuvre des outils de contrôle interne du programme pilote afin de lever les éventuels obstacles à sa mise en œuvre ;

•        Veiller au respect scrupuleux de la hiérarchie ;

•        Être capable de s’autogérer, posséder un sens élevé de l’éthique et de l’intégrité et faire preuve de respect des contrôles internes en matière d’application des règles, des délégations et de la transparence ;

•        Avoir la capacité de rassembler des compétences et des expertises complémentaires, évaluer les contributions individuelles, reconnaître le travail bien fait et corriger les lacunes afin d’assurer le succès permanent de l’organisation.

•        Avoir la capacité de faire des recherches sur les repères et les tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour l’élaboration et l’amélioration des programmes/projets qui serviront le mieux la communauté / l’organisation ;

•        Posséder de compétences bien développées en matière de réseautage et de relations interpersonnelles afin de pouvoir recueillir des informations et des données provenant d’un réseau de professionnels de plusieurs pays/secteurs/organisations, d’identifier et de prioriser les besoins les plus critiques de la Communauté ;

•        Avoir la capacité de gérer et de coordonner les initiatives de gestion de la clientèle et de formuler des recommandations ;

•        Être en mesure d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques exemplaires en matière de services à la clientèle ;

•        Faire preuve de diplomatie, de tact et veiller au respect de personnes d’origines diverses, comprendre divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et avoir la capacité de transformer la diversité en opportunités pour améliorer les programmes/résultats opérationnels;

•        Avoir la capacité de créer un environnement interactif diversifié et inclusif qui profite de dynamiques diverses et réunit des pratiques novatrices ;

•        Rester objectif dans les évaluations et la gestion des conflits, quelles que soient les différences culturelles, les positions, le genre ou les opinions, et encourager le personnel à surmonter les barrières culturelles et de genre et les différences de parcours ;

•        Avoir la capacité et la responsabilité d’intégrer les perspectives du genre et assurer une participation égale des hommes et des femmes dans tous les domaines du travail ;

•        Pouvoir servir les intérêts de diverses équipes/organisations/communautés multinationales et de personnes handicapées sans préjudice ni préjugé.

•        Avoir une parfaite maitrise de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique et des attentes connexes nécessaires pour collaborer, participer, contribuer et diriger efficacement ;

•        Avoir une bonne connaissance du mandat, du plan/priorités stratégiques de la CEDEAO ainsi que de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres, en ce qui concerne le champ d’activité lié au présent poste ;

•        Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et d’appliquer correctement le texte des directives, de fournir des conseils techniques, d’encadrer les autres et d’évaluer les performances.

•        Posséder la capacité de rassembler des informations provenant de différentes sources pour identifier la cause des problèmes, les conséquences de causes alternatives d’action, les obstacles potentiels et les moyens d’éviter le problème à l’avenir ;

•        Être en mesure d’analyser des situations ou des informations très complexes en termes simples pour expliquer des recommandations et des conclusions visant à résoudre des problèmes ou à améliorer des opérations/programmes/projets ;

•        Posséder la capacité d’acquérir de nouvelles connaissances sur les situations, d’appliquer des solutions novatrices aux problèmes et de concevoir de nouvelles méthodes de règlement des problèmes lorsque les méthodes et procédures établies semblent obsolètes ou inefficaces.

•  Avoir la capacité de communiquer et de créer un impact, de façon claire et concise, succincte et organisée, afin de susciter la crédibilité et la confiance lors des présentations, de la définition des attentes et de l’explication de questions complexes;

•  Posséder la capacité d’écouter attentivement, d’interpréter correctement les messages des autres et de réagir de façon appropriée ;

•  Faire preuve d’une écoute attentive afin d’encourager une meilleure communication entre les membres de l’équipe, de leur démontrer de l’attention, de les valoriser et de susciter l’engagement des employés dans toutes les institutions et agences ;

•  Avoir une parfaite maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC) ;

•  Avoir une bonne maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO de la Communauté (anglais, français et portugais). La connaissance pratique d’une autre langue constituerait un avantage supplémentaire ;

• Avoir la capacité d’établir des objectifs et des buts efficaces pour soi-même, les autres et l’unité de travail et de redéfinir les priorités du travail ou du projet en fonction de l’évolution des circonstances ;

•         Être en mesure de faire usage d’une approche participative dans la planification des projets et d’identifier les lacunes susceptibles d’affecter la réalisation des attentes des programmes/projets ; avoir la capacité de concevoir et de mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires à la réalisation de la tâche souhaitée ;

•         Avoir la capacité de planifier, d’organiser, de contrôler les ressources et de veiller au respect des politiques, procédures et protocoles en vue d’atteindre des objectifs précis.