Banque mondiale recrute Pour un(01)  Profil

Sous la supervision du COPC, le SPA est responsable de la fourniture de services de soutien administratif au personnel de HSD tel qu’assigné.

Les devoirs et responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

Soutien administratif et coordination

Fournir un soutien opérationnel global à l’unité de stratégie et d’opérations HSD et agir en tant que coordonnateur administratif principal pour la région Afrique occidentale et centrale (AFW).

Fournir un soutien à la mission pour le hub HSD et l’équipe basée au siège se déplaçant vers et dans la région AFW en ce qui concerne les voyages, myCard, la planification des réunions/rendez-vous, etc.

Développer des relations de travail étroites avec le réseau ACS dans chacun des bureaux de pays de la région AFW pour aider à fournir un soutien aux déplacements en mission.

Fournir un soutien logistique pour les événements de santé dans les bureaux de pays de la région AFW.

Coordonner la logistique des réunions annuelles de l’équipe PHW lorsqu’elles ont lieu dans la région AFW.

Documenter et maintenir une base de données des licences médicales de tous les membres de l’équipe PHW.

Assurer la liaison avec l’équipe de communication et de gestion des connaissances de HSD pour aider l’équipe à rédiger, préparer et éditer des documents d’information, des présentations PowerPoint, des supports de communication et des mises à jour d’analyses de rentabilisation pour la région.

Rédiger le procès-verbal de la réunion et le distribuer à l’équipe si nécessaire.

Effectuer d’autres tâches/tâches ad hoc qui peuvent être requises par le coordonnateur du programme ou la direction de HSD.

Politiques, processus et procédures institutionnels

Agir en tant que point focal pour les questions administratives, comptables et politiques et avoir une compréhension approfondie des politiques et lignes directrices administratives et RH autour de ces sujets.

Fournir des conseils et former toutes les nouvelles recrues HSD sur le système d’enregistrement du temps (TRS), le système d’enregistrement des congés et des présences (LARS), myCard, myTravel, etc. de WBG pour garantir le respect des directives départementales et institutionnelles.

Assurez-vous que les membres de l’équipe utilisent les codes de facturation et les ordres internes (IO) appropriés pour les voyages et autres activités ayant un impact sur le budget HSD.

Communiquer et renforcer les avis importants concernant les échéances comptables et les échéances d’évaluation des performances RH.

Assurer la liaison avec le responsable du budget du siège et comprendre les procédures de passation des marchés dans le bureau de pays pour faciliter l’approvisionnement et l’achat de biens et de services (création de bons de commande), ainsi que la coordination des contrats temporaires/consultants à court terme via le portail d’administration.

Technologie et systèmes

Servir de contact principal pour tout support ou problème lié à l’informatique.

Assurer la liaison avec les équipes locales appropriées de solutions d’information et de technologie (ITS), le centre de mobilité et de services ITS (GRAS) et d’autres parties internes, selon les besoins, pour résoudre et/ou faciliter les besoins informatiques.

Améliorez la collaboration d’équipe en favorisant l’utilisation et la formation de plateformes telles que Microsoft Teams, Webex et OneDrive.

Se tenir informé des nouvelles plateformes logicielles utilisées en HSD ; s’assurer que l’équipe du Hub est également informée et, si nécessaire, former l’équipe à l’utilisation de nouveaux outils.

Assister à des sessions/formations en informatique selon les besoins.

Collecte de données et rapports

Agir en tant que membre de soutien de l’unité HSD Analytics pour garantir que tous les indicateurs de service et les activités terminées sont signalés en temps opportun.

Gérer la base de données des missions HSD, y compris le suivi des coûts et les détails du partage des coûts de tous les voyages de mission HSD et fournir un rapport récapitulatif périodique des coûts au responsable de la stratégie et des opérations HSD.

Assurez-vous que toutes les informations démographiques sont renseignées avec précision dans le journal d’évacuation OneDrive.

Rassembler et gérer le réseau de bases de données de fournisseurs.

Les critères de sélection

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Études minimales – baccalauréat en administration, sciences de la santé, santé publique ou autre domaine pertinent avec 5 ans d’expérience ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Vaste expérience dans une spécialité pratique pertinente.

Connaissance approfondie et application des politiques et procédures administratives et opérationnelles internes.

Discrétion dans le traitement des informations médicales hautement confidentielles et sensibles.

Capacité à travailler simultanément sur une variété de questions et de tâches, en s’adaptant de manière indépendante aux priorités et aux besoins de HSD tout en obtenant des résultats dans les limites des objectifs convenus.

Expérience de travail dans des contextes de santé et de sécurité au travail.

Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Maîtrise de l’anglais requise ; maîtrise professionnelle d’une langue seconde dominante dans la région d’embauche.

Expériences préférées

Connaissance pratique des systèmes informatisés

Capacité démontrée à établir des relations solides avec les membres de l’équipe

Capacité à travailler sous pression et avec des interruptions fréquentes

Amener toutes les tâches à terme et à temps

Solides compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec tact, diplomatie et efficacité avec les contacts internes/externes à tous les niveaux dans un environnement multiculturel.

Date de clôture : 31 octobre 2023.

 

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