OFFRE D’EMPLOI :: 01 Archiviste

Toutes les candidatures (CV & LM) doivent être envoyées par la boite mail ci-après : [email protected].

Date de recevabilité des candidatures: 18 Juillet 2019.

Intitulé de Poste: ARCHIVISTE
Direction / Département / Service: GENERAL MANAGEMENT/QHSE
Supérieur Hiérarchique: HEAD OF QHSE
Grade/Catégorie : 07/09
Nombre de postes: 01
Lieu d’affectation: Douala
Contrat: Permanent

MISSION DU POSTE :
Sous la Direction du Responsable QHSE, L’Archiviste s’assure de:
 L’organisation et la mise en œuvre du système de records management et de gestion des archives définitives avec pour objectifs :
 Veiller à la protection des documents essentiels à CHOCOCAM ;
 Prendre progressivement en charge les documents d’archives depuis leur création jusqu’à leur sort final (destruction ou versement aux archives définitives).
 Conserver les documents dans leur contexte de création ;
 Garantir la communication des documents dans des délais raisonnables, sur des supports adaptés et dans le respect des droits d’accès ;
 Veiller à la fourniture du matériel de bureau au personnel.

ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Conception et normalisation du système d’archivage
 Élaboration et développement d’outils archivistiques : charte d’archivage : tableau de gestion, plan de classement, calendrier de conservation, outils de repérage, fichiers d’archives etc. ;
 Identification et préservation des documents vitaux, critiques ou confidentiels
 Conception, planification et amélioration des programmes de gestion des archives
 Élaboration et développement des programmes particuliers de gestion propres à chaque entité et/ou groupe documentaire : gestion du courrier, gestion des dossiers du personnel, gestion des dossiers contentieux etc. ;

Mise en œuvre de la politique et des procédures d’archivage
 Acquisition, traitement et conservation des archives
 Organisation des inventaires des archives

 Tri des documents collectés
 Classification des documents
 Classement des documents
 Conditionnement des archives
 Conservation des archives
 Traitements chimiques et physiques appropriés aux archives

Communication des Archives
 Recherches documentaires
 Communication des archives
 Traçage des recherches

Gestion et sécurisation des ressources et des locaux d’archives
 Élaboration et développement des programmes d’aménagement, de gestion et de sécurisation des locaux d’archivage (magasin d’archives)
 Choix du matériel et équipement d’archivage ;
 Analyse des conditions de conservation dans les locaux d’archives (hygrométrie, température, conditions, sanitaires…).

Informatisation du système d’archivage
 Participation à la conception, à l’analyse au choix et à l’amélioration d’applications informatiques destinées aux archives et des processus documentaires (logiciel de Gestion Electronique des Documents ou de GED, logiciel de gestion automatisé du courrier, le logiciel de gestion automatisé du/des magasin(s) d’archives etc.
 Participation aux opérations de GED (capture, numérisation, traitement d’image, indexation, classement…)
 Assistance et formation du personnel en matière de gestion documentaire

 Évaluation et Audit documentaire du système d’archivage
 Contrôle de la tenue des dossiers des documents déjà intégrés au système d’information documentaire / système d’archivage de CHOCOCAM
 Veille technologique en matière d’archivage ;
 Participation à la conception et à l’amélioration des documents produits par CHOCOCAM ;

Gestion des documents à photocopier, commande et dispatching du matériel de bureau
Faire les photocopies et reliures à la demande du personnel
Assurer la distribution des fournitures de bureau au personnel qui le sollicite
+Réceptionner et gérer le stock des fournitures de bureau de l’entreprise ; +Déclencher les commandes des fournitures en cas de besoin
+Suivre l’utilisation et les paramètres de fonctionnement du photocopieur ; avertir IT en cas de panne
+Accomplir toute autre tâche professionnelle qui lui est confiée par sa hiérarchie.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE :
 (Bac +3) minimum dans le domaine de l’archivage et de la gestion documentaire
 2 ans Min d’expérience dans le domaine
 Bonne expression écrite et Orale en anglais/français

APTITUDES & ATTITUDES PARTICULIÈRES

 Bonne résistance au stress,
 Respect des délais, rigueur, efficacité,
 Intégrité, discrétion.
 Sens aigu de l’organisation
 Sens élevé de l’Intégrité

Les candidats intéressés devront postuler en mentionnant en objet l’intitulé du poste publié.

SOUMISSION DE CANDIDATURE
Toutes les candidatures doivent être envoyées par la boite mail ci-après : [email protected].
Il est recommandé aux candidats de télécharger leurs lettres de motivation et cvs sous format non éditable.

DÉLAI DE RECEVABILITÉ DES CANDIDATURES
18 Juillet 2019

Gilbert ODZO
Directeur Des Ressources Humaines

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