Assistante de direction bilingue stage pré-emploi

Mission Principale:

Assister le Président du Conseil d’Administration dans la gestion  de ses activités.

Activités:

–   Assurer l’accueil physique  et téléphonique  des interlocuteurs internes

et externes ;

–   Veiller à la gestion optimale des activités du Président du Conseil d’Administration (Gestion de planning, Organisation de déplacements,  Communication,  Préparations de réunions et de Rendez-vous….) ;

–    Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative ;

–   Gérer l’agenda et contrôler les échéances ;

–   Instruire les dossiers en veillant à leur régularité ;

–   Organiser et coordonner  les informations internes  et externes ;

–   Traiter les courriers(sortants et entrants) ;

–   Veiller à l’archivage  des documents( Physique et Numérique) ;

–   Suivre tous les dossiers  du PCA et relancer les parties prenantes ;

–     Assurer le lien entre le Président du Conseil d’Administration et ses partenaires ;

–   Saisir, mettre en forme divers documents (Courriers, Compte-rendu,…) les reproduire et / ou les scanner et les transmettre ;

–   Assurer la gestion des demandes de réservation de billets d’Avion et Hôtel ;

–   Contrôler et fournir au PCA les documents nécessaires à ses activités ;

– Préparer les réunions et en réaliser les comptes rendu

Compétences Théoriques

– Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Assistanat de Direction ;

–  Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;

–  Bonnes capacités rédactionnelles ;

–  Très bonne maîtrise des techniques bureautiques.

Savoir-faire opérationnel 

–  Excellente expression orale et rédactionnelle ;

–  Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;

–  Utilisation des modes de communication (Téléphone, Fax, Messagerie) ;

–  Analyse et gestion des demandes d’information ;

–  Forte  capacité d’organisation, polyvalence ;

–  Aptitude à travailler seul et / ou en équipe ;

  –  Autonome ;

–  Force de proposition.

–  Maîtrise de la communication en anglais obligatoire( Ecrit et Oral)

Savoir-faire comportementaux

–  Sens de la confidentialité, Réactive

–  Bon relationnel, Bonne présentation

–  Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode

–  Bonne capacité de résistance au stress et à la pression

–  Capacité d’anticipation, Prise d’initiative

–  Sens de l’écoute

   Formation :

1/ BAC + 4 en Assistanat de Direction et / ou Gestion des entreprises et  Administration  – D

roit des sociétés

2/ BAC +4  en Secrétariat ;

  Conditions professionnelles :

3 / 4 ans à un poste d’Assistante de Direction

Conditions particulières :

 Des connaissances en Comptabilité serait un atout.

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