Assistante de direction bilingue stage pré-emploi
Mission Principale:
Assister le Président du Conseil d’Administration dans la gestion de ses activités.
Activités:
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes
et externes ;
– Veiller à la gestion optimale des activités du Président du Conseil d’Administration (Gestion de planning, Organisation de déplacements, Communication, Préparations de réunions et de Rendez-vous….) ;
– Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative ;
– Gérer l’agenda et contrôler les échéances ;
– Instruire les dossiers en veillant à leur régularité ;
– Organiser et coordonner les informations internes et externes ;
– Traiter les courriers(sortants et entrants) ;
– Veiller à l’archivage des documents( Physique et Numérique) ;
– Suivre tous les dossiers du PCA et relancer les parties prenantes ;
– Assurer le lien entre le Président du Conseil d’Administration et ses partenaires ;
– Saisir, mettre en forme divers documents (Courriers, Compte-rendu,…) les reproduire et / ou les scanner et les transmettre ;
– Assurer la gestion des demandes de réservation de billets d’Avion et Hôtel ;
– Contrôler et fournir au PCA les documents nécessaires à ses activités ;
– Préparer les réunions et en réaliser les comptes rendu
Compétences Théoriques
– Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Assistanat de Direction ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
– Bonnes capacités rédactionnelles ;
– Très bonne maîtrise des techniques bureautiques.
Savoir-faire opérationnel
– Excellente expression orale et rédactionnelle ;
– Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;
– Utilisation des modes de communication (Téléphone, Fax, Messagerie) ;
– Analyse et gestion des demandes d’information ;
– Forte capacité d’organisation, polyvalence ;
– Aptitude à travailler seul et / ou en équipe ;
– Autonome ;
– Force de proposition.
– Maîtrise de la communication en anglais obligatoire( Ecrit et Oral)
Savoir-faire comportementaux
– Sens de la confidentialité, Réactive
– Bon relationnel, Bonne présentation
– Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
– Bonne capacité de résistance au stress et à la pression
– Capacité d’anticipation, Prise d’initiative
– Sens de l’écoute
Formation :
1/ BAC + 4 en Assistanat de Direction et / ou Gestion des entreprises et Administration – D
roit des sociétés
2/ BAC +4 en Secrétariat ;
Conditions professionnelles :
3 / 4 ans à un poste d’Assistante de Direction
Conditions particulières :
Des connaissances en Comptabilité serait un atout.
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