•  Responsable Administratif Poste basé a Porto Novo

Grade    G

Job ID    13-10088

Location    Benin-Porto Novo

# of Positions    1

Group/Office    HPG

Dept/Unit    GEN (General)

Project/Program    A575 – IHSA

Reports To    Directeur des finances et de l’administration

Overview

Management Sciences for Health (MSH) est à la recherche d’un Responsable Administratif pour un programme quinquennal financé par l’USAID qui fournira des services de santé intégrés pour relever les défis systématiques qui entravent la prestation et l’adoption des services de santé au Bénin. Le programme se concentrera sur le renforcement durable des capacités locales afin de réduire la morbidité et la mortalité des mères, des nourrissons, des enfants et des adolescents. Il renforcera les capacités du gouvernement local, des responsables du secteur de la santé et des membres de la communauté pour assurer la disponibilité, l’adoption, la qualité, la durabilité et le financement des services de santé. Le programme soutiendra et renforcera également les systèmes de gestion et de gouvernance avec des approches adaptées aux besoins locaux et aux réalités contextuelles. Le Responsable Administratif sera basé à Porto Novo et sera supervisé par le Directeur des finances et de l’administration.

Le responsable administratif est chargé de superviser les installations et les opérations du bureau. Il / elle travaille pour assurer un lieu de travail propre, gérer toutes les fournitures de bureau, et la gestion des stocks. Il s’assure que le bureau fonctionne efficacement en fournissant un service de haute qualité au projet dans le cadre des lois locales, des politiques et procédures de MSH, et des exigences des bailleurs.

Remarques:

Ce poste dépend du financement du projet. Possibilité de rejoindre l’équipe du projet au plus tard le 1er août 2018. Veuillez postuler pour ce poste avant le 31 juillet 2018.

Specific Responsibilities

Gestion du bureau

• Effectuer et surveiller régulièrement les activités administratives du bureau pour assurer un soutien conforme aux procédures et processus définis.

• Gérer la maintenance du bâtiment et du générateur, et la sécurité générale du bureau.

• Assurer la sécurité du personnel, y compris les contrôles et les plans d’incendie et de sécurité; organiser des exercices d’urgence et pratiquer l’évacuation; répondre aux urgences du bureau.

• Identifier les réparations nécessaires et coordonner les travaux de réparation (plomberie, électricité, etc.).

• Gérer les accords et les relations avec les fournisseurs (par exemple, nettoyage, réparations électriques, sécurité, entre autres).

• Effectuer un suivi régulier des factures et assurer leur paiement rapide.

• Conserver les dossiers du bureau, s’assurer que toutes les correspondances sont correctement copiées et classées conformément au système d’archivage et à la politique de conservation des dossiers.

• S’assurer que les fournitures de bureau sont achetées, que les stocks sont correctement surveillés et que les paiements aux fournisseurs de services de bureau et aux fournisseurs sont traités afin d’éviter les interruptions de service.

• S’assurer que toutes les fonctions du bureau sont surveillées, y compris la réception, le nettoyage et la sécurité .

• Aider à accueillir les visiteurs et les nouveaux employés conformément aux procédures établies

• Travailler avec l’équipe de direction pour planifier les réunions du personnel du bureau et d’autres réunions.

Gestion des actifs, des biens et des stocks

• Responsable de la gestion immobilière et des inventaires. Assurer qu’un registre complet des biens, des équipements, et des stocks (registre des biens) est tenu conformément aux politiques de MSH et aux règlements des bailleurs. Assurer que les ressources sont allouées et signées correctement et effectuer une vérification périodique des ressources.

• Effectuer la revue des inventaires et leur mise à jour de façon trimestrielle.

• Développer et gérer un système pour assurer la garde et l’utilisation efficiente de toutes les propriétés de MSH dans le pays , y compris une assurance adéquate des biens.

• Assurer que les équipements sont disponibles et entretenus régulièrement

• Assurer qu’une sécurité et une surveillance adéquates sont en place pour protéger tous les biens sur les lieux.

• Aider à la coordination des réclamations d’assurance pour les biens endommagés, perdus ou volés

Support général

• Fournir un soutien et un service de haute qualité au personnel du projet.

• Aider à atténuer les risques et à rectifier les difficultés identifiées.

• Assurer la supervision des chauffeurs et gérer leur performance.

• Veiller à ce que les activités de bureau soient régies selon les normes les plus strictes en matière d’éthique personnelle et professionnelle, conformément aux directives de MSH.

• Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées

Qualifications and Experience

Compétences Requises :

1. Diplôme (Bac+2/3) en administration ou dans un domaine similaire.

2. 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.

3. Solides compétences en communication administrative, organisationnelle, écrite et verbale.

4. Excellentes compétences interpersonnelles; aptitude démontrée à interagir professionnellement avec divers partenaires .

5. Compétences avérées pour évaluer les priorités et gérer une variété d’activités dans un environnement sensible au temps et respecter les délais.

6. Aptitude à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à apprendre des procédures complexes.

7. Expérience confirmée de la gestion d’un bureau et capacité à travailler en équipe.

8. Connaissance de la réglementation des bailleurs préférée.

9. Compétences informatiques: Microsoft Office préféré, avec la possibilité d’apprendre de nouveaux logiciels.

10. Bonnes capacités de supervision et de résolution de conflits.

11. Maîtrise du français requise.

Background Information

Management Sciences for Health (MSH), a global health nonprofit organization, uses proven approaches developed over 40 years to help leaders, health managers, and communities in developing nations build stronger health systems for greater health impact. We work to save lives by closing the gap between knowledge and action in public health. Since its founding in 1971, MSH has worked in over 150 countries with policy makers, health professionals, and health care consumers to improve the quality, availability and affordability of health services. Working with governments, donors, non governmental organizations, the private sector, and health agencies, MSH responds to priority health problems such as HIV & AIDS; tuberculosis; malaria; maternal, newborn and child health; family planning and reproductive health; and chronic non-communicable diseases such as cancer, diabetes, and lung and heart disease. Through strengthening capacity, investing in health systems innovation, building the evidence base, and advocating for sound public health policy, MSH is committed to making a lasting difference in global health.

EEO Statement

Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, age, national origin, citizenship, physical or mental disability, or veteran status.

Reports To

Directeur des finances et de l’administration

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