SECRETAIRE/ASSISTANT.E – NAT/EAA – copy

Paris, France

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Quel sera votre rôle ?

1. Réaliser les missions de secrétariat pour la responsable et l’ensemble de l’équipe (35 personnes) :

– Vous enregistrez, traitez et  diffusez des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;

– Vous organisez l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la responsable ;

– Vous  rédigez des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;

– Vous assurez l’accueil téléphonique et physique de la division ;

– Vous tenez à jour une documentation, un classement ;

– Vous réalisez des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, etc.) ;

–  Vous organisez la logistique de réunions ou séminaires.

2. Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe:

– Vous élaborez les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….

– Vous assurez la saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes;

– Vous réalisez des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;

– Vous assurez la gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…

3. Prendre en charge certains dossiers en appui de l’activité de la structure:

– Concevoir, mettre en place et animer la mise à jour d’une documentation informatique et papier;

– Rédiger les relevés de décisions des réunions de la division/département ;

– vous êtes en charge d’accueillir les nouveaux arrivants : logistique, modes de fonctionnement, procédures.

4. Préparer les dossiers d’ordonnancement et exercer un contrôle de 1er niveau pour les versements des concours sous la responsabilité de la division:

– Vous assure la conformité des documents remis vs documents contractuels, procédures, recevabilité des pièces, échanges avec les structures opérationnelles;

– Vous assurez la saisie les données dans le système d’information et transmission des demandes de règlement.

Qui recherchons-nous ?

CONNAISSANCES MISES EN OEUVRE

-Techniques de classement et d’archivage (papier et informatique).

-Techniques de prise de note.

-Connaissance des processus AFD, en particulier pour les versements.

-Connaissance de l’AFD, ses métiers et les activités de la division.

-Connaissance des interlocuteurs de la division.

PRATIQUES/METHODES/OUTILS MIS EN OEUVRE

-Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils bureautiques standards (word, excel, outlook et power point).

-Vous avez un anglais opérationnel à l’écrit et l’oral.

APTITUDES ET COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS ATTENDUS

-Vous avez le goût du travail en équipe, excellent relationnel,

-Disposer d’excellentes qualités d’expression à l’oral et à l’écrit.

-Vous êtes reconnu.e pour votre discrétion, sens de la confidentialité.

-Vous êtes méthodique, organisé.e,  rigueur.se et réactive .

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?

 Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.