Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance. ACTED met en œuvre plus de 490 projets par an auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 190 millions d’euros (en 2015). Nos équipes sont composées de 300 employés internationaux et 4300 staff nationaux.

ACTED au Tchad :

ACTED est actif au Tchad depuis novembre 2004. Les programmes d’ACTED se déroulent actuellement dans les départements du Batha Est (est du Tchad) et du Wayi (région du Lac) auprès des populations les plus vulnérables. La stratégie d’ACTED au Tchad allie une réponse d’urgence à l’insécurité alimentaire (programmes de distribution de vivres et non vivres, de nutrition) ainsi qu’un soutien au relèvement précoce et au développement à travers des programmes de sécurité alimentaire, d’AGR, d’environnement, de WASH, d’appui à la société civile et de réduction des risques de catastrophes. ACTED s’impliquera aussi bientôt auprès des retournés du Nigéria et de la population hôte dans le département du Mamdi, en bordure du Lac Tchad.

Rôle et principales responsabilités :

1. Positionnement et fundraising

a. Analyse contextuelle

• • Analyser la situation socio-économique du pays, les tendances (des bailleurs), les besoins et les manques.
  • Réaliser régulièrement une analyse des parties prenantes, notamment : qui, fait quoi où (3W) ;

• Alerter le Directeur Pays des manques et des besoins émergents afin de déclencher des enquêtes en temps opportun.

b. Stratégie de développement

• Contribuer au développement de la stratégie programme du pays en ligne avec la stratégie globale/régionale d’ACTED.
• Assister le Directeur Pays en identifiant des opportunités stratégiques pour le déploiement des activités d’ACTED dans le pays.

c. Relations externes

• • Entretenir des relations de travail actives et régulières avec les bailleurs et être l’interface pour toute communication avec les bailleurs, y compris pour la coordination de leurs visites de terrain.
  • Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, les agences onusiennes, les groupes de travail, Alliance2015, les consortiums/associations et les cercles de recherche.

• S’assurer de la mise en place et mettre à jour régulièrement un répertoire, des bailleurs des ONGs internationales et locales, des autres partenaires et parties prenantes.
• Piloter le reporting auprès des autorités nationales et locales tel qu’exigé par les statuts légaux d’enregistrement d’ACTED dans le pays.
• En l’absence de coordinateurs techniques, le responsable de développement de projets représente ACTED dans les clusters clés, groupes de travail, HCT, ONG et Instances de Coordination.

d. Fundraising et développement de propositions

• Identifier les opportunités de financement.
• Identifier de nouveaux bailleurs pour diversifier le port folio bailleurs d’ACTED notamment les compagnies et les fondations privées.
• Contribuer au repérage de potentiels partenaires pertinents internationaux et/ou locaux (partenaires du secteur privé, ONGs nationales et internationales, think tanks, milieu de la recherche, etc…) pour les inclure dans les propositions.
• Préparer tous les mois le suivi des bailleurs (DFU) avec les dernières négociations et les possibilités de propositions pour les bailleurs.
• Faire le lien avec l’équipe AME pour contribuer aux termes de référence des enquêtes à conduire pour le développement des propositions et s’assurer de de leur prise en compte dans le cadre logique (notamment la formulation des objectifs SMART).
• Superviser le développement des documents de fundraising (Manifestations d’intérêts, notes conceptuelles, propositions) en ligne avec la stratégie pays d’ACTED et les exigences des bailleurs et en collaboration étroite avec le grant management et les finances du siège d’ACTED.
• Faire le lien avec les Coordinateurs de zone, les Responsables projets et les Coordinateurs techniques pour s’assurer que les propositions sont pertinentes et techniquement solides.
• S’assurer que les enseignements retirés des projets précédents (leçons apprises et meilleures pratiques) sont intégrés dans les nouvelles propositions.
• S’assurer de l’implication des équipes FLATS dans l’élaboration de documents de fundraising, particulièrement financiers pour le budget et la logistique en cas de règles d’achats spécifiques des bailleurs.

e. Contractualisation

• Soutenir le directeur pays pour négocier les propositions et/ou les contrats avec les bailleurs.
• Apporter des réponses dans les délais aux commentaires des bailleurs sur les propositions régionales en lien avec le staff concerné du pays et l’unité grant management et finance du HQ.
• Lire minutieusement tous les contrats avant signature en demandant conseil à l’unité grant management et finance du HQ quand c’est nécessaire.

2. Grant Management

a. Suivi des contrats

• S’assurer que les obligations contractuelles (notamment les exigences de visibilité) et les délais de reporting sont connus et intégrés par l’équipe programme, AME et FLATS.
• Quand un problème est identifié par rapport aux résultats attendus en termes de délais ou de budget informer l’équipe pays concernée et demander l’avis du département programme du HQ sur les éventuelles solutions qui seraient en ligne avec les règles des bailleurs.

b. Reporting

• S’assurer que des comités de lancement et de clôture sont tenus pour chaque projet.
• Superviser la rédaction de rapports narratifs de qualité, retraçant les avancées et les étapes des projets régionaux de façon professionnelle, transparente et dans les délais, en lien avec l’unité grant management et finance du HQ ce qui contribuera in fine à une arrivée régulière de trésorerie.
• Faire le lien avec les équipes FLATS au moment de l’élaboration des rapports, spécialement avec l’équipe finances pour s’assurer d’une plus grande cohérence entre les rapports financiers et narratifs en croisant les données.
• Travailler en relation étroite avec les équipes AME pour intégrer les données AME (notamment les données sur les apports, les process, les livrables, les résultats et les indicateurs d’impact, les leçons apprises et les meilleures pratiques) dans les rapports et les revues des rapports M&E de l’unité AME.
• Faire remonter mensuellement le RFU et assurer une communication fluide et régulière avec le HQ AMEU d’ACTED.
• S’assurer qu’il est répondu aux demandes ad hoc des bailleurs en lien avec le directeur pays, les équipes programme et support.

c. Suivi des partenaires

• Faire le lien avec les partenaires de la région pour développer et signer des accords de financements pertinents en étroite coordination avec l’unité grant management et finance du HQ d’ACTED.
• S’assurer que tous les partenaires potentiels ont une bonne compréhension de ce qui est attendu en termes de reporting en ligne avec les exigences et les réglementations d’ACTED et des bailleurs.
• S’assurer que les partenaires font un reporting de qualité et dans les délais à ACTED en ligne avec les exigences des contrats de financement.

3. Management et Coordination interne

a. Gestion du staff

• S’assurer que le staff du département comprend et est capable d’assumer ses fonctions et ses Responsabilités.
• Gérer une équipe de chargés de développement de projets, de stagiaires et d’assistants en définissant leurs responsabilités, en suivant les plans d’actions et les activités au jour le jour.
• Garantir un environnement de travail positif/favorable et une bonne dynamique d’équipe.
• Gérer les conflits interpersonnels entre les membres des équipes du département.
• Faire des ’évaluations régulières du staff et suivre la gestion des carrières.
•    Identifier les besoins en formations du Département Développement de Programmes, discuter des plannings avec la coordination et les Ressources Humaines pour les formations internes et externes et les mettre en œuvre selon la stratégie du Département développement de Programmes et les priorités opérationnelles.
• Former, diriger et accompagner l’équipe PDD dans le but de renforcer leurs compétences techniques, par le partage de savoirs au sein de l’équipe, et en leur apportant des orientations pour leur développement professionnel.

b. Coordination et Communication internes

• Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations de la base, vers la zone, la capitale et même jusqu’aux bureaux région et le HQ en s’assurant de la mise en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED (WAM, MCM) et de leur diffusion auprès du staff concerné.
• S’assurer que les comptes rendus des réunions sont envoyées mensuellement au siège.
• Garantir une communication fluide et régulière avec les départements GMU, finance du siège d’ACTED en le tenant au courant des derniers développements, de telle sorte que le GMU puisse donner les meilleurs conseils pour avancer.

c. Archivage

• Mettre en place un système de classement et s’assurer de l’archivage des documents contractuels des projets, à la fois électroniquement et sur papier.
• Avec l’AMEU, créer un Centre de Ressources au bureau et l’actualiser régulièrement avec les ressources internes et externes appropriées et pertinentes.

4. Communication externe

• Superviser les contributions de l’équipe PD à la stratégie de communication externe d’ACTED en alimentant régulièrement le département Communication du siège d’ACTED avec les actualités informelles sur l’avancée des projets, les flashs d’information, des photos, des articles sur les avancées des projets et/ou des événements spécifiques pour les outils de communication d’ACTED, notamment mais pas seulement : la newsletter ACTED, le site internet et le rapport annuel.
• S’assurer du continuum avec les activités de PR notamment les présentations formelles, les engagements media sur la couverture des réussites, la mise à jour sur des projets spécifiques et des « fact sheet » régionales et que les publications sont alimentées pour accroître la visibilité d’ACTED notamment dans les medias.
• Gérer les activités de communication d’ACTED dans le pays notamment les visites des medias, les photos reportages, vidéos etc…
• S’assurer que les publications, les outils de visibilité sont réalisés et actualisés dans la communication pays, accessibles et diffusés aux équipes d’ACTED ainsi que la capitalisation d’images et d’articles sur la mission.
• Suivre, contribuer, rédiger, et diffuser les documents de positionnement, déclarations, rapports et communiqués, les notes d’information sur les engagements et le plaidoyer humanitaire d’ACTED, en ligne avec la stratégie pays et globale d’ACTED, en collaboration étroite avec le Directeur pays et les départements communication et programmes du siège.