PAM recrute un Agent D’approvisionnement

Le bureau de pays de l’Éthiopie est l’un des plus grands bureaux de pays en matière d’achat de nourriture, de biens et de services. Services dans la région de l’Est. Avec le niveau accru de délégation de pouvoir en matière de passation des marchés, il est nécessaire de déployer des efforts supplémentaires pour renforcer les processus et procédures de passation des marchés d’ETCO, en garantissant que des contrôles adéquats sont en place.

En outre, en raison du projet d’assurance en cours, il y a une augmentation des activités d’achat en plus du portefeuille régulier de l’unité d’achat en Éthiopie.

Pour soutenir l’augmentation des activités d’achat, le PAM Éthiopie recherche un personnel expérimenté pour gérer l’achat de biens et de services nécessaires à ses opérations ainsi que diriger la mise en œuvre de la politique d’achat de produits alimentaires locaux et régionaux en cours de test au bureau de pays de l’Éthiopie.

Au cours de la mission, le personnel aidera également l’unité des achats d’ETCO à garantir que des contrôles adéquats sont en place, à optimiser le processus de passation des marchés, à améliorer les processus et procédures conformément aux règles et réglementations du PAM et à minimiser le risque de non-conformité.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Soutenir toutes les tâches d’approvisionnement des projets d’assurance et garantir le traitement rapide des processus
2. Agir en tant qu’équipe principale et personne focale pour la mise en œuvre de la politique régionale locale d’achat de produits alimentaires (LRFPP) dans le bureau de pays de l’Éthiopie.
3. Faciliter et assurer la liaison avec les unités de programme et pour une mise en œuvre efficace et efficiente de la politique d’approvisionnement alimentaire locale et régionale.
4. Soutien à l’augmentation des achats de produits sur les marchés locaux et régionaux, conformément à la politique signée.
5. Préparer chaque année un plan d’achat de produits alimentaires locaux ou une note conceptuelle pour guider l’achat de produits alimentaires auprès des petits exploitants agricoles.
6. Préparer et examiner les documents d’appel d’offres et les contrats d’approvisionnement alimentaire pour les processus d’approvisionnement des commerçants et des petits exploitants agricoles.
7. Fournir un soutien aux activités d’approvisionnement en suivant des processus standard et en contribuant à l’approvisionnement efficace en biens et services.
8. Identifier, évaluer et recommander des fournisseurs potentiels, et garantir que les données/documents nécessaires sont distribués pour soutenir la sélection des fournisseurs, en garantissant que les processus standard sont suivis.
9. Examiner, modifier et hiérarchiser les demandes d’achat, et fournir des recommandations aux demandeurs, pour soutenir l’achat de biens et de services, au moindre coût pour le PAM.
10. Contribuer aux négociations avec les nouveaux fournisseurs sur les termes et conditions des commandes, avec les conseils du chef de l’unité des achats, afin d’obtenir les meilleures conditions et les coûts les plus bas pour le PAM.
11. Examiner et préparer les bons de commande, les contrats et toute documentation justificative pour approbation par la partie prenante appropriée, et approuver les achats dans le cadre de l’autorité déléguée, afin de permettre l’achat rapide de biens et de services.
12. Mener des recherches et des analyses sur une gamme de données et produire des rapports substantiels fournissant des informations et des recommandations aux responsables des achats et permettant une prise de décision éclairée.
13. Concevoir, développer et superviser la maintenance des bases de données et des enregistrements, pour garantir que les informations sont exactes, organisées et accessibles aux autres, et qu’elles répondent aux exigences de reporting.
14. Agir en tant que point d’escalade, en assurant la liaison avec les fournisseurs et en fournissant des solutions aux problèmes complexes liés aux marchandises livrées, en faisant preuve d’initiative et en suivant le processus, pour garantir une résolution rapide des problèmes.
15. Travailler en collaboration avec des homologues internes, afin d’aligner les activités d’achat sur les programmes plus larges et d’assurer une approche cohérente pour répondre aux besoins d’aide alimentaire.
16. Gérer une équipe de personnel, en fournissant des conseils, des orientations et des formations, pour garantir que les objectifs individuels et d’équipe sont atteints dans les normes et délais convenus.
17. Donner des conseils techniques sur les activités d’approvisionnement, conformément aux règles, procédures et réglementations ;
18. Contribuer à toutes les actions de préparation telles que l’alerte précoce, l’analyse des risques et la planification d’urgence et formuler les recommandations nécessaires ;
19. Rassembler des données et contribuer à la préparation de rapports précis et opportuns sur les activités d’achat, afin de contribuer à une vue d’ensemble du PAM qui permet une prise de décision éclairée et la cohérence des informations présentées aux parties prenantes conduisant à l’optimisation des performances ;
20. Rassembler des informations et rédiger des réponses appropriées aux recommandations pour soutenir l’audit des activités de passation des marchés et garantir la conformité aux règles de conformité ;
21. Soutenir la formation du personnel du PAM pour qu’il adopte une approche stratégique et proactive de l’achat de produits et services alimentaires et non alimentaires, par exemple en concevant et en examinant du matériel de formation ;
22. Guider et superviser le personnel plus junior, en agissant comme point de référence et en les soutenant avec des analyses et des requêtes plus complexes ;
23. Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour garantir que le PAM est en mesure de réagir rapidement et de déployer de la nourriture ainsi que des biens et services nécessaires dans les zones touchées dès le début de la crise ;

LIVRABLES EN FIN DE CONTRAT :

1. Support Good & Activités d’achat de services visant à maximiser l’efficacité des opérations, en particulier avec un processus complexe garantissant que les biens et services prévus sont acquis en temps opportun conformément aux exigences relatives aux biens et services. Manuel des services.
2. Évaluation de biens et de biens complexes et de grande valeur. processus d’approvisionnement en services : identification des lacunes, des risques et des contrôles nécessaires, ainsi que des mesures correctives.
3. Examen de la conformité du processus et des procédures de passation des marchés.
4. Examinez la stratégie d’approvisionnement et la planification en place.
5. Formation et conseils des unités requérantes et techniques, des membres du comité d’évaluation et du personnel d’approvisionnement pour renforcer les processus et les procédures conformément au manuel d’approvisionnement en biens et services.
6. Exécuter et examiner les outils de suivi et de surveillance du processus d’approvisionnement en place ainsi que le système de classement

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Formation : Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration publique, en administration des affaires, en économie, en droit ou en sciences sociales.

Expérience : Au moins six (6) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats, une expérience en matière d’achats au PAM est un atout.

Connaissances et amp; Compétences:

Maîtrise de Windows MS Office (Word, Excel, PowerPoints, Outlook).

Langue : Excellente connaissance de l’anglais écrit et parlé (maîtrise/niveau C). La connaissance de la langue locale est un avantage supplémentaire.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration sur les informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.

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Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités policières locales pour que les mesures appropriées soient prises.