GERES recrute 01 Responsable paie

Contexte

Crée en 1976, le GERES – Groupe Energies Renouvelables, Environnement et Solidarités – est une association à but non lucratif, dont les actions visent à améliorer les conditions de vie des populations.

Face à l’urgence climatique, le GERES porte la cause de la Solidarité climatique qui vise à engager l’ensemble des acteurs de la société civile et les citoyens dans la lutte contre le changement climatique, tout en contribuant à la réduction des inégalités et l’adaptation des populations vulnérables en France et dans le Monde.

La transition énergétique est un levier majeur de notre action pour permettre l’accès de tous à des services énergétiques durables et promouvoir la sobriété. L’association déploie une ingénierie de développement et une expertise technique spécifique, en partenariat avec les communautés et les acteurs locaux.

Aujourd’hui, 200 collaborateurs conduisent plus de 50 projets de développement durable innovants, en Afrique, Asie et Europe-Méditerranée.

Mission et objectifs du poste

L’équipe RH est composée d’une Chargée de RH, d’une Cheffe de projets RH, du·de la Responsable Paie et de la DRH. L’équipe recherche son·sa Responsable Paie dans le cadre d’un départ remplacé. Le poste est rattaché à la DRH.

Vous réalisez la paie pour l’ensemble des salariés France (35 personnes), les expatriés (15 personnes), les stagiaires (jusqu’à 6 personnes) et les VSI (jusqu’à 10 personnes). Pour le traitement de la paie, vous vous appuyez sur un prestataire de paie externalisé (Socialea).

Vous effectuez les déclarations sociales hors DSN et préparez leurs paiements (essentiellement liées aux expatriés) et contrôlez celles faites par le prestataire dans le cadre de la DSN.

Vous préparez les données de contrôle de gestion sociale pour les services comptables et contrôle de gestion : provisionnement du coût horaire chargé par salarié en fonction du nombre d’heures que chaque salarié effectue sur chaque projet, afin que celui-ci soit imputé dans chacun des projets via les comptes analytiques de refacturation.

Vous êtes également responsable de la gestion des temps de travail via des feuilles de temps Excel que vous bâtissez et que vous interfacez avec d’autres fichiers via le principe des Google doc.

Enfin, vous êtes en charge de la veille en droit social pour les salariés de contrat de droit français.

Les principales activités du poste sont les suivantes :

1/ Élaborer la paie et le paiement des charges sociales

• Vous êtes l’interlocuteur du prestataire paie qui vous donne accès à une interface en ligne de son logiciel de paie pour la saisie des données et la préparation des bulletins de paie :

• Vous préparez les variables de paie et les saisissez dans l’interface
• Vous saisissez en ligne les congés payés et les absences diverses en paie (maladie, maternité, télétravail, …)
• Vous créez en ligne les dossiers paie des nouveaux salariés et transmettez au prestataire les informations concernant les salariés terminant leur contrat
• Vous mettez à jour en ligne les données personnelles, contractuelles et salariales des salariés
• Vous effectuez un contrôle mensuel des paies effectuées par le prestataire, et préparez les montants à payer sous le contrôle de la DRH

• Vous vérifiez (ou établissez dans certains cas) les déclarations mensuelles (URSSAF, taxe sur les salaires…), les déclarations trimestrielles (Prévoyance, Retraite, Chômage, ….), les déclarations annuelles (Handicap, Formation ….), et gérer les éléments relatifs à la DSN.
• Vous assurez le suivi des dossiers en lien avec les organismes extérieurs relatifs à la paie (URSSAF, Pole Emploi, CPAM, CFE, organismes de complémentaire santé et de prévoyance, organismes de retraite etc.). Vous validez les factures des prestataires (médecine du travail,…).
• Vous fournissez l’OD de paie mensuelle à la Comptable et veillez au lettrage des comptes de tiers des salariés, taxes relatives à la paie, organismes sociaux, prestataires divers relatifs à la paie
• Vous calculez les provisions de paie mensuelles (congés payés, RTT,…) et de fin d’année

2/ Réaliser l’Administration du personnel

• Vous gérez et suivez les arrêts de travail maladie, accident de travail et réalisez les démarches auprès des organismes sociaux pour les salariés France et expatriés

3/ Gérer les entrées et sorties de personnel

• Vous assurez les adhésions et résiliation auprès des caisses de retraite et de prévoyance pour les salariés français.
• Vous établissez les documents de départ : Solde de tout compte, Attestation Pôle Emploi, Certificat de travail, …

4/ Réaliser le suivi du temps de travail

• Vous gérez l’activité régulière liée aux temps de travail :

• En fin d’année (en cours d’année pour un nouvel arrivant), vous construisez pour l’année suivante une feuille de temps individualisée pour chaque salarié à partir d’un modèle standard Excel (36h, 38h, forfait jour). Vous activez ces feuilles de temps en ligne (Google doc) et les interfacez avec différents fichiers de suivi. Une fois l’année écoulée (ou lors du départ d’un salarié), vous clôturez ces feuilles de temps

• Chaque mois, vous contrôlez les temps de travail et alertez les managers et les salariés sur les compteurs temps de travail en erreur. Vous validez et verrouillez chaque feuille de temps une fois le mois écoulé

• Vous vous assurez chaque mois que les données des temps travaillés de tous les salariés se sont bien téléchargées dans les différents fichiers d’interface et de consolidation globale du nouveau mois créé

• Vous répondez aux questions des collaborateurs et des managers sur le temps de travail et sur l’utilisation de leur feuille Excel de suivi des temps

• En lien avec la DRH vous informez les managers et collaborateurs sur les règles et procédures relatives à la gestion des temps de travail

5/ Transmettre, produire et élaborer des informations RH

• Vous transmettez mensuellement à la Comptable les provisionnements de coûts horaires chargés par salarié, afin que ceux-ci soit ventilés dans chacun des projets via les comptes analytiques de refacturation
• Vous êtes amenés à préparer des éléments prévisionnels de salaire pour les contrôleurs de gestion ou le DAF

6/ Effectuer une veille réglementaire

• Vous vous tenez à jour sur le droit social et fiscal en matière de paie et informez l’équipe RH des actualités impactant la paie, l’administration du personnel et le droit du travail

7/ Contribuer aux chantiers RH (si poste à 100%)

• Vous produisez pour la DRH des données en lien avec la rémunération globale et les conditions d’emploi dans le cadre de projets RH ou de projets transverses

• Vous participez à des chantiers RH en lien avec la paie, les rémunérations et le temps de travail

Formation/expérience

• Formation comptable / paie de niveau bac+2
• Expérience exigée en gestion de la paie / déclarations sociales / suivi et gestion des temps de travail d’au moins 4 ans
• 1ère expérience souhaitable en gestion de la Paie expatriée

Aptitudes et compétences

Compétences exigées

• Maîtrise d’Excel à un niveau avancé (savoir écrire ou modifier des formules complexes)
• Maîtrise des principes d’interface paie/comptabilité
• Grande aisance avec les chiffres : calcul de coûts, rapprochement de bases de données, élaboration d’outils de restitution d’information
• Capacité d’analyse des écarts/anomalies et d’autocontrôle des données produites
• Organisation, méthode, rigueur et respect des délais
• Capacité et envie de travailler sur un nombre important de fichiers et des outils « maison »
• Connaissances en droit du travail / droit social
• Pratique professionnelle de l’anglais (au moins à l’écrit) pour répondre aux questions des Expatriés ou de Managers non-francophones

Compétences constituant un plus pour l’avenir

• Connaissance de l’implantation d’un logiciel de paie et/ou de gestion des temps
• Connaissance des principes fiscaux appliqués aux expatriés et du prélèvement de l’impôt lié au pays d’expatriation

• Contrat CDI. Statut ETAM.
• Poste à temps plein, avec possibilité d’adapter le poste en temps partiel à 80%. Temps travaillé : 38h par semaine avec 19 JRTT par an
• Début souhaité : 16 septembre 2019
• Rémunération conformément à la grille salariale du GERES. Salaire défini dans la fourchette de 2000 à 2400 € brut mensuel temps plein selon le profil et l’expérience du candidat
• Congés payés : 26 jours/an
• Autres avantages : complémentaire et sur complémentaire santé obligatoire (prise en charge employeur 50%), chèques déjeuner (prise en charge employeur 60%), abonnement transport public (prise en charge employeur 50%), prime vacances
• Poste basé à Aubagne (13)

• Vous pouvez également postuler via notre page recrutement du site web: geres.eu dans la rubrique l’Association / Recrutement

Les candidatures seront traitées au fur et à mesure. Le GERES se réserve le droit de clôturer le recrutement avant la date limite de réception des candidatures.